史上最全的公关活动操作指南(下)




公关活动执行流程分为以下几个大步骤:
一、场地布置
俗话说得好“万事开头”, 活动难就难在选场地和布置上面,那么该如何学会和场地方沟通呢,首先要做好场地前期的考察和确认工作;
其次就是活动中所需的物料制作上的最终核对,如果提前检查出来也好抓紧时间进行更换;
接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的施工项目完成情况; 
还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节。
 
二、活动彩排
1、首先确认所有的彩排人员是否全部到位;
2、确认舞美灯光、音响设备调试到位;
3、确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;
4、确定VIP嘉宾名单无误;如有改动及时和主持人沟通到位;
5、确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;
6、最后检查一下会场地面是否保持清洁;
活动彩排流程完成之后可以好好休息下,或者找个没人的地方稍微眯一会,接下来就是坐等活动开始啦!
 


三、活动管理
会前
1、安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节;
2、安排专门人员接待VIP嘉宾,(具体可以和客户沟通);
3、安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花;
4、安排礼仪人员引导嘉宾入场就座;
会中
1、安排工作人员为嘉宾开门关门;
2、活动开始前,和所有工作人员提前五分钟进行确认;
3、灯光show走起、音乐走起,主持人上场;
4、会中各种环节应安排各工作人员注意相关工作,如果有颁奖环节需要礼仪协助;
5、安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影;
会后
1、VIP嘉宾离场时,安排专门按电梯或者有专车接送;
2、嘉宾全部离开场地之后,就开始撤展,并嘱咐施工人员注意安全;
3、与酒店进行场地费用结算,以及其他产生的明细清单;
4、提醒客户余下的资料是否要打包带走;
5、原路带回自家的物资,并检查是否有遗留之物;
 
四、费用清单
每场公关活动结束后都需要有一份详细的费用清单,一般会后的费用清单包括以下三种;
1、活动尾款催收
2、演艺人员费用
3、物料制作费用。
为了做到活动成本的精准度,尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中,你会发现有很多事项都要纳入到成本中,要注意不断更新成本表,根据变化增减相关项目产出的费用。
 


五、会后总结
活动公司学会做会后总结很关键,并不是活动做完了就不管不问了,而且需要收集一些活动后的反馈数据,为下次活动积累宝贵的经验,同样的错误决不能出现在下次活动身上。
1、收集活动的拍摄照片和视频;
2、提交客户满意度调查表,并抄送给上级领导;
3、媒体新闻通稿的收集。整理归档发给客户;
4、结算活动尾款费用;
5、针对此次活动进行活动总结;
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